Rekisteriseloste

 

TOK Seurabonus asiakasrekisterin tietosuojaseloste

TOK Seurabonus asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Turun Osuuskaupan Seurabonus asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Turun Osuuskauppa
Postiosoite: PL 186, 20101 Turku
Käyntiosoite: Sibeliuksenkatu 3, 20100 TURKU
Y-tunnus: 0142122-9

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

tok.tietosuoja@sok.fi

4. Rekisterin nimi

Turun Osuuskaupan Seurabonus asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään osana ilmoittautumista Turun Osuuskaupan Seurabonuksen piiriin.

Henkilötietoja käsitellään tehtäessä tallennusta S-ryhmän bonusjärjestelmään.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Art. 6.1 a) Sopimus

Henkilötietoja käsitellään Turun Osuuskaupan ja asiakkaan välisen Seurabonus yhteistyön toteuttamiseksi.

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot

Turun Osuuskaupan Seurabonus toteuttamiseen käsittelemät tiedot:

Junioriurheilijan tiedot tai seuran johdossa työskentelevän tiedot:

  • Seura
  • Laji/tehtävä johdossa
  • Junioriurheilijan nimi ja syntymäaika

Jos seurasta erotaan, ilmoitetaan

  • Seura

Turun Osuuskaupan asiakasomistajajärjestelmässä olevan pääjäsenen tiedot; junioriurheilijan huoltaja/vanhempi, seuran johtotehtävässä työskentelevä

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Katuosoite
  • Postinumero
  • Postitoimipaikka
  • Matkapuhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Turun Osuuskaupan jäsennumero
  • Pääkortin haltijan etu- ja sukunimi

S-ryhmän Asiakasomistajajärjestelmään siirrettävät tiedot

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Katuosoite
  • Postinumero
  • Postitoimipaikka
  • Matkapuhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Turun Osuuskaupan jäsennumero
  • Pääkortin haltijan etu- ja sukunimi

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Asiakkaan yhteystiedot, sekä Turun Osuuskaupan jäsennumero.

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään.

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

  • Turun Osuuskauppa säilyttää Seurabonusjärjestelmään jätettyjä ilmoittautumislomakkeita niin kauan, kuin lapsi on ilmoitetun seuran harrastustoiminnassa mukana.
  • Vuositarkastuksen yhteydessä seurojen yhteyshenkilöt ilmoittavat Turun Osuuskaupalla harrastuksen päättäneiden tiedot, jonka jälkeen ilmoittautumislomake tuhotaan.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Vastustamisoikeus
  • Oikeus peruuttaa suostumus
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Liittyminen TOK Seurabonukseen ei ole mahdollista ilman henkilötietojen antamista eli sopimusta ei voida tällöin toteuttaa.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Turun Osuuskaupan järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä.

Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot.

Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.